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Den Transformationsprozess aktiv steuern

von Bijan Peymani

 

Um effizient arbeiten zu können und den steigenden Anforderungen gerecht zu werden, müssen Rechtsabteilungen ihre Abläufe digitalisieren. Doch technologische Hilfsmittel können nur die Basis für ein zukunftsgerichtetes Law Department Management sein.

Auch die Arbeitsprozesse müssen sich ändern. Neue Gesetze, regulatorische Eingriffe, E-Discovery-Untersuchungen, M&A-Aktivitäten, zunehmender Wettbewerb: Es gibt etliche Faktoren, die ein Unternehmen zwingen, sich an veränderte Gegebenheiten anzupassen. Den Rechtsabteilungen fällt nicht nur hierbei, sondern ganz allgemein eine besondere Verantwortung zu. Sie sollen Risiken antizipieren beziehungsweise abwägen, Streitfälle im Sinne des Unternehmens behandeln und Angriffe von außerhalb parieren – schnell, effizient und möglichst kostengünstig, mit einem kleinen, schlagkräftigen Team.

Professionell arbeiten heißt, verfügbare Hilfsmittel zu nutzen

Das gelingt nur, wenn die Rechtsabteilung professionell aufgestellt und durch den Einsatz technologischer Hilfsmittel von Standardaufgaben entlastet ist und so Freiräume für anspruchsvolle Aufgaben hat. Trotz eines immensen Angebots an innovativen Legal-Tech-Produkten vollzieht sich der Wandel in den Rechtsabteilungen im Vergleich zu anderen Unternehmensteilen dennoch zögerlich. Es fehlt oft an Ressourcen und dem Wissen um den richtigen Weg.

Dabei ist der Handlungsdruck groß. „Die Anforderungen an die Rechtsabteilungen steigen permanent“, beobachtet Michael Becker, Managing Director bei Consilio, einem der größten Unternehmen für E-Discovery-Projekte, Document Review Services und Legal-Consulting-Dienstleistungen. Unter diesem Eindruck suchen die Rechtsabteilungen vermehrt nach technologischen Hilfsmitteln, die ihre Prozesse einheitlicher, schlanker, effizienter machen, so Becker. Je nach Größe und Aufstellung des eigenen Hauses sei das „nicht so einfach“.

„Wenn Software und Produkte länderübergreifend und damit sprach-, rechts- oder jurisdiktionsübergreifend eingesetzt werden sollen, wird die Sache erst so richtig komplex“, weiß der in München zugelassene Anwalt. Dann braucht eine Rechtsabteilung Erfahrung und Sachverstand von externen Partnern. Solchen, die nicht nur Software anbieten oder Vor- und Nachteile von digitalen Lösungen einschätzen können, sondern die auch mit der täglichen Arbeit von Rechtsabteilungen, egal wo auf der Welt, vertraut sind.

Neuausrichtung zur Bewältigung der wachsenden ­Anforderungen

Die Bedeutung der Transformation reduziert sich nicht auf den Einzug innovativer Technik in die Arbeitswelt. Es geht um mehr als die bloße Bewältigung des digitalen Wandels. „Es geht um die Frage, wie eine Rechtsabteilung künftig aufgestellt ist, um den wachsenden Anforderungen im Alltag gerecht zu werden“, präzisiert Becker. Sinnvoll sei es daher, auf einen Dienstleister zurückzugreifen, der über Best Practices und Benchmarking-Daten weltweit verfügt, um individuelle Lösungen zu finden und Prozesse anzupassen.

Wie vernetzt ein Unternehmen die Rechtsabteilungen in verschiedenen Standorten, wie lassen sich Abläufe, Kommunikation und Dokumente standardisieren? Wie gelingt nach einem Zukauf oder einer Fusion auch die innere Einheit? Was kostet es, für Compliance-Fragen oder in Litigation-Angelegenheiten eine Kanzlei in London, in Tokio oder in Buenos Aires zu mandatieren? Für Antworten darauf braucht es den Blick von außen. Die externe Unterstützung kann und soll dabei stets nur als Hilfe zur Selbsthilfe dienen.

Delta zwischen Anspruch und Wirklichkeit

Die Experten-Teams zwingen die jeweilige Rechtsabteilung nicht nur zur Selbstreflexion, sie machen auch ihr Verhältnis nach innen und außen transparent. Regelmäßig klaffen in der täglichen Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, aber auch in der Wahrnehmung von und durch Mandanten Lücken in der Bewertung von Effektivität und Effizienz. Das gilt für die Frage, wie wirtschaftlich ein Law Department arbeitet, ebenso wie für die Einschätzung der Qualität von Briefings sowie für das Gefühl, frühzeitig in Themen mit eingebunden zu sein. Ein Grund hierfür ist neben unterschiedlichen Ausbildungshintergründen, dass Juristen in IT-, Handels- oder Dienstleistungsunternehmen traditionell nicht den gleichen Stellenwert haben wie ihre Kollegen in Banken, Versicherungen oder Verwaltungen. Sich professionell aufzustellen, stärkt die eigene Position. Langfristig zahle sich der Einsatz externer Berater auch monetär aus, rechnet Becker vor: „Durch aktives Law Department Management kann eine Rechtsabteilung ihre Kosten um 10 bis 15 Prozent pro Jahr senken.“ Das jedenfalls seien Erfahrungswerte von Consilio aus der Beratung und Begleitung von mehr als 340 Rechtsabteilungen weltweit. Ein signifikantes Ergebnis, angesichts eines durchschnittlichen Gesamtaufwands für die Rechtsberatung in einem Unternehmen von gut zwei Millionen Euro pro eine Milliarde Euro Umsatz.

Beispiel einer Analyse und Beratung

Fall: Zwei Jahre nach einer Fusion sucht ein Pharma-Konzern den Rat von Consilio. Kultur, Arbeitsweise und vorhandene Software (Vertrags-, Fall- und Dokumentenmanagement sowie E-Billing-Systeme) der fusionierten Law Departments sollen zusammengeführt und harmonisiert werden.

Anspruch: Mit dem Projekt sollen die Service-Qualität der Rechtsabteilung verbessert, die Ausgaben für externe Kanzleien und vorhandene Software-Lizenzen gesenkt und der Teamgedanke gestärkt werden.

Umsetzung: Ganzheitliche Analyse der internen Abläufe und Kosten.
Ergebnis: Die Prozesse werden durch besseren Personaleinsatz und digitale Hilfsmittel optimiert, Kosten für externe Rechtsberatung um 40 Millionen Euro gesenkt.

Erfolgsfaktor: Enge Zusammenarbeit mit dem Führungsteam, Neuausrichtung der Rechtsabteilung über alle Ebenen, Standorte und Praxisbereiche.

Quelle: Consilio
Legal Tech Consulting #2
Experten bieten für Transformation ihre Hilfe an

Wie begegnen Rechtsabteilungen dem Wandel, dem sie unterworfen sind? Drei Fragen an Michael Becker, Managing Director bei Consilio in Frankfurt am Main.

Herr Becker, inwieweit hat sich der Arbeitsalltag von Rechtsabteilungen verändert?
Rechtsabteilungen unterliegen heute größeren Anforderungen, einem höheren Tempo und einem gestiegenen Risiko. Vor diesem Hintergrund wandelt sich die Rolle der Syndici in den Unternehmen vom internen Dienstleister, der sie in der Vergangenheit primär waren, zusätzlich hin zum Risikomanager. Zugleich hält die Digitalisierung – anfangs zögerlich, zunehmend erzwungenermaßen beschleunigt – auch in den Law Departments Einzug.

Welches sind in diesem Kontext aus Ihrer Sicht vorrangige Aufgabenstellungen?
Der Leiter einer Rechtsabteilung sieht sich mit seinem Team vor allem zwei zentralen Herausforderungen gegenüber: Er soll das Geschäftsrisiko des Unternehmens verringern und mit seinem Wirken gleichzeitig Mehrwert schaffen – beides in einem Modus, in dem die Abteilung latent oder faktisch an der Leistungsgrenze arbeitet. Ohne technologische Unterstützung können Sie ein solches Szenario nicht mehr erfolgreich bestehen.

Wie findet eine Rechtsabteilung auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Lösungen?
Im Bereich E-Discovery, aus dem wir mit Consilio kommen, ist das Angebot an Software-Lösungen überschaubar. Es kommt vielmehr auf ein intern wie extern professionelles Projektmanagement an. Im Bereich des Vertragsmanagements und des Legal Department Managements kommt es auf die jeweiligen Bedürfnisse an und darauf, wie die jeweilige Rechtsabteilung den aktuellen Transformationsprozess bestmöglich durchläuft. Dabei braucht das betreffende Law Department Fachleute in kompetenten, flexiblen Projektteams, die die Abteilung individuell beraten und in die nächste Phase begleiten. Als One-Stop-Shop bietet Consilio bei der Auswahl der am Markt angebotenen Software und Produkte hier umfassende Expertise.

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