Software in der Rechtsabteilung – Ohne Technik geht es nicht mehr

Software in der Rechtsabteilung

Ohne Technik geht es nicht mehr

 

Von Karen Gellrich

Der Drogerie-Markt in Deutschland wird nach der Insolvenz von Konkurrent Schlecker von den beiden Big-Playern dm und Rossmann dominiert. Parallel zur Expansion der Dirk Rossmann GmbH ist auch die interne Rechtsabteilung gewachsen. Durch den Einsatz von Legal Technology konnten Prozesse optimiert und die Effizienz gesteigert werden. Ein Erfahrungsbericht.
Als der Jurist Stefan Kappe 2006 beim Drogeriehändler Rossmann einstieg, leitete er die interne Rechtsberatung noch als One-Man-Show. Im Laufe der Jahre kamen immer mehr Kollegen hinzu. Heute arbeiten zehn Volljuristen in dem im niedersächsischen Burgwedel bei Hannover angesiedelten Konzern.

Die Ausgangslage

Dieses Wachstum hatte naturgemäß Auswirkungen auf die internen Arbeitsabläufe. Der Leiter des Bereichs Recht kann sich noch gut an den Zeitpunkt vor circa acht Jahren erinnern, als ihm eine grundlegende Neuorganisation der Aktenführung und der Prozesse in seiner Abteilung dringend geboten schien. Seine Aufzählung der damaligen Probleme ist auch heute noch typisch für die Gegebenheiten in vielen deutschen Unternehmen, die sich angesichts der fortschreitenden Digitalisierung organisatorisch neu aufstellen und ihre Prozesse auf den Prüfstand stellen müssen.

 „Elektronische Aktenverwaltung oder Vertragsmanagementsysteme sind hilfreich, 

denn man kann von jedem Punkt der Welt auf digitale Verträge zugreifen.“

Stefan Kappe, Leiter Bereich Recht, Dirk Rossmann GmbH

Die Probleme in der Rechtsabteilung

Besonders die Aktenführung mit Excel-Listen wurde mühselig und unübersichtlich, erinnert sich Kappe. Die Vollständigkeit von physischen Akten im Hinblick auf E-Mails und andere elektronische Dokumente war nicht mehr durchgängig gewährleistet, da nicht an jedem Ort die Möglichkeit des Ausdrucks von Dokumenten gegeben war. Die Voraussetzung, dass verschiedene Mitarbeiter von unterschiedlichen Standorten aus in der Lage sein sollten, mit derselben Akte zu arbeiten und dabei auch die Arbeitsbeiträge von Kollegen einsehen zu können, war nicht gegeben. Es fehlte eine automatische Versionierung von Dokumenten und es fehlte an Firmen- und Kontaktdaten, die automatisch einer Akte zugeordnet werden konnten. Laut Kappe konnten viele andere notwendige Arbeitsprozesse in einem immer komplexer werdenden regulatorischen und wirtschaftlichen Umfeld so ebenfalls nicht mehr effizient und übersichtlich gestaltet werden. Kurz: „Die Zeit rein physischer Papierakten mit auf Laufwerken von Servern persönlich abgespeicherten Dokumenten war abgelaufen“, fasst der Leiter Recht zusammen.

Internationalisierung als Treiber

Das stark gestiegene Arbeitsvolumen und die daraus resultierende Notwendigkeit, die Rechtsabteilung neu zu organisieren, wurden darüber hinaus durch die internationale Expansion von Rossmann notwendig: Der Drogerie-Spezialist betreibt eigenen Angaben zufolge mittlerweile in sechs osteuropäischen Ländern 3.770 Märkte und beschäftigt 54.500 Mitarbeiter, davon 32.000 in Deutschland. Während in Deutschland der Umsatz um 4,5 Prozent auf 6,4 Milliarden zunahm, wuchs der Umsatz der Auslandsgesellschaften um 12,9 Prozent auf 2,6 Milliarden Euro. Damit steuern die Auslandsgesellschaften 29 Prozent zum Konzernumsatz bei. Die Gesellschaftsgründungen im Ausland und die Aktivitäten der einzelnen Auslandsgesellschaften werden, falls erforderlich, von den Inhouse-Juristen in Deutschland mitbetreut, im Wesentlichen aber von externen Kanzleien in dem jeweiligen Land begleitet. Der einzige ausländische Unternehmensteil, der über eine eigene Rechtsabteilung verfügt, befindet sich in Polen.

„Polen ist sehr technikaffin. Dort wird sich Legal Technology 
schnell durchsetzen.“

Die Anforderungen an Legal Technology

Die Bedeutung von Legal-Technology-Lösungen in Rechtsabteilungen sieht Kappe sehr pragmatisch: „Man sollte Legal Technology nicht mystifizieren. IT-gestützte Systeme sind in jeder Abteilung eines Unternehmens gang und gäbe.“ Für Rossmann musste also ein Programm gefunden werden, welches die typischen Office-Dokumente wie Word, Excel, Powerpoint, PDF, Outlook und Bilddateien verarbeiten und verwalten kann. Wichtig waren den Rechtsanwälten ferner vielfältige Suchmöglichkeiten, um aus vielen Hunderttausend Dateien das Maßgebliche herauszufiltern. Fristenkontrolle, Wiedervorlagen, statistische Auswertungen, Notizfunktionen, Kontaktverwaltung, TAPI-Schnittstelle zum wählfreien Telefonieren, eine möglichst freie Vergabe von Rubriken (Kategorien) zur Sortierung des Akteninhalts – all das waren Vorgaben auf der Wunschliste der Juristen. Letztlich fiel die Wahl auf das Programm winra aus dem Hause Wolters Kluwer Deutschland GmbH (damals noch Firma AF Software).

Das Wichtigste in Kürze:

•Eine Herausforderung bei der Umstellung auf die elektronische Akte ist die Datenmigration.
•Die Arbeitsprozesse in der Rechtsabteilung können mit der richtigen Software grundsätzlich neu und effektiver gestaltet werden.
•Die Zeitersparnis aufgrund der Transparenz elektronischer Akten ist von großem Wert.
•Softwaresysteme erlauben einen Zugriff von jedem beliebigen Unternehmensstandort aus. Auch die Zusammenarbeit mit verschiedenen Kanzleien im In- und Ausland ist einfacher.
•Wichtig ist das reibungslose Zusammenspiel aller digitalen Hilfsmittel.

Die Vorteile der elektronischen Akte

1. Zeitersparnis

Eine Herausforderung bei der Umstellung auf die elektronische Akte ist nach Stefan Kappes Erfahrung zunächst die Datenmigration. Alte Informationen und Datenbestände dürfen nicht verloren gehen, alte Aktenzeichen müssen erhalten bleiben. „Die Arbeitsprozesse in der Rechtsabteilung konnten mit der neuen Software grundsätzlich neu und erheblich effektiver gestaltet werden“, sagt er. Heute könnten er und seine Kollegen mit einem Blick sehen, welches die letzten Arbeitsschritte und Vorgänge in einer Akte waren, wer die Ansprechpartner außerhalb des Hauses seien, welcher Anwalt welche Partei vertrete und vieles mehr. Häufige Rückfragen bei Kollegen erübrigten sich. „Ist ein Kollege verhindert, kann ein anderer Justiziar ohne große Mühe die Akte übernehmen und ist schnell orientiert, welche Maßnahmen anstehen und wie zum Beispiel eingehende Post der Gegenseite bewertet werden muss.“

Die Zeitersparnis aufgrund der Transparenz elektronischer Akten ist nach Meinung von Kappe gar nicht hoch genug zu bewerten. Wird die Rechtsabteilung mit einer neuen Sache befasst, kenne jeder Justiziar die häufige Frage, die man sich stellt: „Da war doch schon einmal so ein Vorgang, der ähnlich gelagert war?“ Oder: „Hatten wir mit diesem Vertragspartner nicht schon einmal Ärger?“ Wenn sich aufgrund von Stichworten, Namen oder Dokumenten dann in der Regel zügig der alte Fall ausfindig machen lässt und sich dort die Antwort auf eine aktuelle Frage findet, weil sie in der Vergangenheit schon einmal beantwortet wurde, kann das Stunden und Tage mühseliger Einarbeitung ersparen. Ähnlich wichtig sind die chronologische Sortierung und Versionierung von Dokumenten. „Die Frage, welches die aktuellste Fassung eines Dokuments ist, sollte heute eigentlich der Vergangenheit angehören“, meint Kappe.

2. Datenschutz

Aus der Datenschutz-Perspektive ergibt sich der Vorteil, dass alle Mitarbeiter, die an einer Akte arbeiten, ihre gesendeten und empfangenen E-Mails in der elektronischen Akte einspeichern können, sodass die Frage, auf welche Korrespondenz man zugreifen dürfe, in der Regel bereits beantwortet ist.

3. Flexibilität

„Heute ist es nicht mehr tragisch, wenn nicht alle Mitarbeiter der Rechtsabteilung immer in engem räumlichen Zusammenhang arbeiten“, ist der Leiter Recht überzeugt. Zwar bleibe der persönliche Kontakt ein großer Vorteil, aber die Systeme erlaubten einen Zugriff von jedem beliebigen Unternehmensstandort. „Selbst Großprojekte oder Mammutverfahren mit Dutzenden von Beteiligten, deren Anwälten, und einem Aktenmaterial, das physisch ausgedruckt Hunderte von Ordnern füllen würde, lassen sich mittlerweile einigermaßen überschaubar bewältigen, ohne dass einem die Suche nach einzelnen Dokumenten die Schweißperlen auf die Stirn treibt.“ Auch die Zusammenarbeit mit verschiedenen Kanzleien im In- und Ausland sei durch die Software winra leichter geworden.

Ein Nachteil

Der Erfolg ist allerdings auch bei Rossmann ein zweischneidiges Schwert. Inzwischen riefen viele Kollegen aus der Konzernzentrale in der Rechtsabteilung an, weil sie zu Recht vermuten, dass dort Dokumente schnell gefunden werden können, die sie selber nicht mehr auffinden können. „Die Rechtsabteilung muss daher aufpassen, nicht zum Dokumentenlager mit Archivfunktion des gesamten Konzerns zu werden“, sagt Kappe.

Das leistet die elektronische Akte

•Zuteilung von Akten zu Referaten
•Festlegung von Akteninhabern und Sachbearbeitern
•Vertraulichkeitsstufen mit Zugriffsberechtigung
•Sortierung nach Korrespondenz mit verschiedenen Beteiligten
•Sortierung nach Art der Dateien (E-Mails, PDF, Excel, Word etc.)
•Suche nach Stichworten
•Verbindung von zusammengehörigen Akten
•eine TAPI-Schnittstelle ermöglicht in Sekundenschnelle eine Zuordnung von Anrufer und passender Akte

Software muss mitwachsen und kompatibel sein

Der Anbieter einer Software für Rechtsabteilungen müsse mit der Erwartung leben, dass er mit seinen Kunden mitwächst. Das bedinge Offenheit gegenüber Verbesserungsvorschlägen der Nutzer ebenso wie die Erweiterung von Funktionen und Implementierung neuer Möglichkeiten. Rossmann hat zum Beispiel mittlerweile auch die Software für die Markenverwaltung dazu erworben, um die Markenakten ohne Systembruch in derselben Anwendung zu haben. Wichtig ist für das Unternehmen auch das reibungslose Zusammenspiel aller digitalen Hilfsmittel. So gibt es eine weitere Datenbank namens Matrix42, in der unternehmensweit Verträge archiviert werden können. Dies können laut Kappe alle Abteilungen nutzen – und sind auch aufgefordert, dort selber die für sie wichtigen Verträge einzuspeisen. Andererseits kann die Rechtsabteilung dort Verträge für andere Abteilungen hinterlegen und mit bestimmten Aufgaben versehen. Für die Objektverwaltung der mehr als 2.000 Filialen wird ein weiteres System, das sogenannte Tradenet, eingesetzt. Dort können alle Dokumente – von den Angeboten der Makler über Mietverträge bis zu Nebenkostenabrechnungen und vielen weiteren wichtigen Informationen – hinterlegt werden. „Vertrag ist eben nicht gleich Vertrag, und es ist entscheidend, dass man für jeden Bereich des Unternehmens die richtige Vertragsdatenbank und Software findet“, erklärt Unternehmensjurist Kappe. Darüber hinaus setzen die Rossmann-Juristen auf die Software Dragon Legal (elektronische Spracherkennung), denn das Tippen von Schreiben und Schriftsätzen koste zu viel Zeit. „Die modernen Spracherkennungs-Softwares mit speziellem rechtlichen Vokabular haben in den letzten Jahren einige große Schritte nach vorn gemacht und sind ohne Weiteres zu empfehlen.“
„Im angloamerikanischen Bereich gibt es keinerei Sprachbarrieren 
und es sind alles Common-Law-Länder. Das macht es einfach, 
Legal-Technology-Produkte zu entwickeln und erfolgreich zu vertreiben. 
In Europa dagegen haben wir überall ein anderes Rechtssystem 
und andere Sprachen.“

Ausblick

Kappe sieht Rossmann durch die Digitalisierung der Prozesse gut für die Zukunft gerüstet. Allerdings stehe die Entwicklung nie still und es gelte, weiterhin Prozesse und Aufgaben zu optimieren und Entlastung für die Mitarbeiter der Rechtsabteilung zu schaffen. Denn die sollen sich auf ihre Hauptaufgabe, die Lösung von rechtlichen Problemen, konzentrieren können. Im Zentrum jeder Entwicklung stehe der Mitarbeiter, der möglichst die optimalen Mittel vorfinden sollte, um seinen Arbeitsalltag zu bewältigen und gute Ergebnisse zu erzielen. Sein Fazit: „Um gute Mitarbeiter nicht zu verlieren, wird man verstärkt über Home-Offices, flexible Arbeitszeiten und weitere Veränderungen nachdenken müssen, und all das müssen auch die Systeme einer Rechtsabteilung ermöglichen.“

Die Dirk Rossmann GmbH

Rossmann ist die zweitgrößte Drogeriemarktkette in Deutschland und hat nach eigenen Angaben 2017 mit 9 Milliarden Euro ein Umsatzwachstum von 6,8 Prozent erzielt. Das Ziel des Unternehmens ist eine schnelle, aber kontrollierte Expansion in Deutschland und in den östlichen Nachbarländern. In Polen, Ungarn, Tschechien, Türkei und Albanien werden aktuell 1.670 Märkte betrieben. Das Investitionsvolumen liegt im neuen Geschäftsjahr 2018 bei 210 Millionen Euro. Geplant ist die Eröffnung von 230 Filialen – davon 105 in Deutschland. Doch Rossmann setzt nicht allein auf stationären Handel: Schon 1999 stieg der Konzern in den Internet-Vertrieb ein und eröffnete als erstes Unternehmen der Branche eine „Internet-Drogerie“.

November, 2018

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