Führe mich nicht in Versuchung

Fahrtkostenabrechnung

Und führe mich nicht in Versuchung

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Ob beim Dienstwagen oder bei einer Geschäftsreise – wer im Rahmen seiner Berufstätigkeit viel reist, muss meist die anfallenden Kosten für Benzin und auch Hotelübernachtungen und Bewirtungen aus eigener Tasche vorstrecken. Mit den Quittungen und Kilometergeldabrechnungen geht man anschließend zu seinem Arbeitgeber und lässt sich die Kosten erstatten. Eine Praxis, an der nichts weiter auszusetzen wäre – würde sich nicht der eine oder andere Mitarbeiter damit ein kleines Zubrot verdienen. Immerhin ist die Versuchung groß, frisierte Abrechnungen vorzulegen oder auch private Reisekosten auf den Arbeitgeber abzuwälzen.

Nur geringes Risiko für Arbeitnehmer

Das Risiko, erwischt zu werden, ist relativ gering, zeigt eine aktuelle Studie von SAP Concur, einem SAP-Unternehmen, das integrierte, cloudbasierte Softwarelösungen für das Geschäftsreisemanagement anbietet. Demnach zweifeln mehr als die Hälfte der europäischen Unternehmen (56 Prozent) Fahrtkostenabrechnungen nur selten oder gar nicht an. Gerade einmal 13 Prozent hinterfragen eingereichte Fahrtkosten regelmäßig und 31 Prozent gelegentlich. „Millionen Euro werden jedes Jahr für die Fahrtkostenerstattung aufgewendet und doch scheint es, dass die Unternehmen dabei eher entspannt kontrollieren“, sagt Götz Reinhardt, Managing Director MEE bei SAP Concur. „Das öffnet Raum für Betrug und Fehlangaben.” Unternehmen müssten Fahrtkostenabrechnungen transparent in ihr Reisekostenmanagement integrieren, um Lücken und Schlupflöcher im System zu schließen. Dies sei momentan viel zu selten der Fall.

Papierbasierte Prüfung zeitaufwändig

Dass Unternehmen nicht jede von den Mitarbeitern eingereichte Abrechnung überprüfen können, liegt auf der Hand. „Die nachträgliche Prüfung konzentriert sich oft nur auf Stichproben“, sagt Peter Lotz, Rechtsanwalt und Partner in der Kanzlei MAYRFELD LLP in Frankfurt. Der Grund: „Die klassische, papierbasierte Prüfung von Fahrtkostenabrechnungen ist zeitaufwändig und damit kostenintensiv“, sagt Niclas Volkening, Company Lawyer bei der Reply AG in Gütersloh. „Die Frage, ob und in welchem Umfang eine Prüfung von Fahrtkostenabrechnungen wirtschaftlich sinnvoll ist, stellt sich daher insbesondere in Unternehmen mit einem hohen Anteil von reisenden Mitarbeitern, zum Beispiel Beratungsgesellschaften.“

Verschiedene Arten von Fahrtkosten

Grundsätzlich kann man verschiedene Arten von Fahrtkosten unterscheiden: „Kraftstoffkosten für Dienstwagen können mit Tankkarten vergleichsweise sicher vor Manipulation gehandhabt werden“, sagt Volkening. Der Grund: Bei jedem Tankvorgang muss der Kilometerstand des Fahrzeugs angegeben werden. „Ist dieser nicht plausibel, beispielsweise weil mit der Karte zwischendurch ein privates Fahrzeug betankt wurde, fällt dies im System auf.“ Bei Kosten für Bahnfahrten und Flugreisen bleibe hingegen nur die Kontrolle durch den Vorgesetzten, um Manipulation sicher auszuschließen. „Erstattungen sollten nur gewährt werden, wenn die Belege im Original vollständig eingereicht wurden“, betont Regina Glaser, Rechtsanwältin und Partnerin in der Kanzlei Heuking Kühn Lüer Wojtek in Düsseldorf. „Dabei sollte es übliche Praxis sein, die Kosten nur entsprechend der eingereichten Belege zu erstatten. Dadurch minimieren sich auch die Möglichkeiten eines Betrugs.“

Wie Legal Technology-Tools die Fehlerquote senken und welche arbeitsrechtlichen Konsequenzen angezeigt sind, das beschreibt Harald Czycholl im Beitrag
„Und führe mich nicht in Versuchung“ in unternehmensjurist 1/19 ab S. 34.

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