E-Discovery: Verstöße im Auslandsgeschäft aufdecken

Verstöße im Auslandsgeschäft aufdecken

 

Von Harald Czycholl

Compliance-Verstöße sind in vielen Unternehmen an der Tagesordnung, vor allem im internationalen Kontext. Sie können immense Schäden verursachen. Um ihnen auf die Spur zu kommen, bedienen sich viele Firmen elektronischer Analysetools.

Antikorruptionsplan macht E-Discovery notwendig

Wer in Frankreich Geschäfte machen will, muss sich warm anziehen: Seit dem 1. Juni 2017 ist dort der Antikorruptionsplan des Sapin-II-Gesetzes in Kraft – und der sieht einen ganzen Katalog an Maßnahmen im Bereich Compliance vor, den Unternehmen mit mehr als 500 Beschäftigten, die dort geschäftlich tätig sind, einhalten müssen. Laut Angaben von Dr. Christophe Kühl, Partner in der deutsch-französischen Kanzlei Epp & Kühl, ist unter anderem die Ausarbeitung eines Verhaltenskodexes für die Mitarbeiter vorgeschrieben, genauso wie die Einführung eines Whistleblower-Systems. Das am stärksten dem Korruptions- und Bestechungsrisiko ausgesetzte Personal sowie die leitenden Angestellten müssen speziell geschult werden, und neue Rechnungsprüfungsverfahren sollen sicherstellen, dass die Konten der Gesellschaft keine Korruptions- oder Bestechungshandlungen verbergen. Bei Verstößen drohen Bußgelder von bis zu einer Million Euro.

„In Frankreich ist ein Verhaltenskodex für die Mitarbeiter vorgeschrieben.“

Dr. Christophe Kühl, Partner Epp & Kühl

Um die Anwendung des Gesetzes durch die Unternehmen sicherzustellen, wurde eine spezielle Behörde zur Korruptionsbekämpfung, die „Agence française anticorruption“, eingerichtet. Sie darf Einsicht nehmen in alle relevanten Geschäftsdokumente, vor Ort die Umsetzung der jeweiligen Antikorruptionsmaßnahmen überprüfen und auch Personen vernehmen. Ohne elektronische Analysetools ist es für Unternehmen kaum möglich, einerseits die Einhaltung des Verhaltenskodexes durch die Mitarbeiter sicherzustellen und andererseits der Antikorruptionsbehörde die angeforderten Informationen zur Verfügung zu stellen. Die Nutzung von E-Discovery-Tools ist zwar in Frankreich – anders als in den USA und Großbritannien – nicht zwingend vorgeschrieben. Faktisch ist sie aber dennoch Pflicht, weil sich sonst die vielfältigen Anforderungen des Sapin-II-Gesetzes nicht erfüllen lassen würden.

Das Wichtigste in Kürze:

  • Bei grenzüberschreitender Geschäftstätigkeit steigt die Bedeutung von E-Discovery. In Frankreich sind neue Antikorruptionsgesetze in Kraft, im angelsächsischen Raum ist das digitale Beweissicherungsverfahren ohnehin vorgeschrieben
  • Im Auslandsgeschäft sind die Compliance-Hürden besonders hoch.
  • Compliance-Verstöße können Unternehmen in ihrer Existenz gefährden und die Reputationdauerhaft schädigen.
  • Interne Ermittlungen gehören daher in vielen Unternehmen längst zum Standard. Aufgrund der immensen Datenmengen lassen sie sich nur mit E-Discovery-Lösungen bewältigen.
  • Dabei gewinnt auch die Integration von Cloud-Lösungen an Bedeutung.

Im Auslandsgeschäft sind Compliance-Hürden hoch

Wo Gesetze mehrerer Staaten zum Tragen kommen, gibt es auch mehr Regelungen, gegen die man verstoßen kann. Die Vielzahl an Gesetzen und Vorschriften im grenzüberschreitenden Geschäftsverkehr ist für viele Verantwortliche in den Unternehmen kaum zu überblicken. Im Auslandsgeschäft sind die Compliance-Hürden für Unternehmen daher besonders hoch. Zumal auch bewusste Verstöße eher die Regel als die Ausnahme sind: Einer aktuellen YouGov-Umfrage im Auftrag von KrolLDiscovery zufolge hält es mehr als jeder zweite Befragte für nötig, sich zugunsten des Unternehmenserfolgs an lokale Gegebenheiten anzupassen, auch wenn dies mit dem deutschen Recht in Konflikt steht. 37 Prozent gaben in der Umfrage sogar an, dass Schmiergelder oder kleine Gefälligkeiten manchmal unverzichtbar sind, um Geschäfte im Ausland abzuschließen.

„Auch wenn E-Discovery bei uns im Recht nicht vorgesehen ist,
kann die Methodologie … von der Datensammlung bis zur Produktion von Daten auf andere Formen von Untersuchungen übertragen werden.“

Helmut Sauro, Senior Business Development Manager, KrolLDiscovery

„Zwischen der Selbstwahrnehmung deutscher Unternehmen und ihrem Handeln besteht ein Widerspruch“, sagt Helmut Sauro, Senior Business Development Manager bei KrolLDiscovery. „Zwar behauptet die überwiegende Mehrheit der Befragten, im Alltag auf alle geltenden Regeln und Gesetze zu achten. Zugleich geben aber sehr viele zu, im Sinne der Beziehungspflege manchmal gegen Ausschreibungsregeln zu verstoßen oder gar Schmiergelder zu zahlen.“ Die Gründe dafür sind unterschiedlich: „Manche Mitarbeiter erkennen gesetzeswidriges Verhalten nicht als solches“, sagt Sauro. „Teilweise fehlt aber auch das Risikobewusstsein und man verlässt sich darauf, dass schon nichts passieren wird.“

Compliance-Verstöße können existenzgefährdend sein

Ein Mitarbeiter, der etwa in Fernost zur Anbahnung eines lukrativen Geschäfts gegen Antikorruptionsrichtlinien verstößt, kann eine fatale Kettenreaktion in Gang setzen. An deren Ende ist nicht nur das Geschäft im lokalen Markt in Gefahr, auch zu Hause können unangenehme Ermittlungen die Folge sein, die mitunter sogar existenzgefährdend für Unternehmen sein können. Zumal man auch den immensen Reputations- und Vertrauensverlust gegenüber Verbrauchern nicht vergessen sollte, der in der Folge entstehen kann – und ein einmal geschädigter Ruf kann oft nur mühsam und teuer wieder aufgebaut werden. Zumal auch die Sensibilität der Öffentlichkeit für Compliance-Fragen durch eine Vielzahl prominenter Fälle geschärft worden ist. „Gerade für Unternehmen, die einen großen Teil ihres Geschäftes im Ausland machen, ist eine genaue Kontrolle der Einhaltung von Regeln und Gesetzen also Pflicht“, sagt E-Discovery-Experte Sauro. „Auch, um im Ernstfall schnell reagieren und mit den Behörden kooperieren zu können.“ Auch Dr. Christian Schefold, Compliance-Experte bei der internationalen Wirtschaftskanzlei Dentons, hält die Nutzung von E-Discovery-Lösungen im internationalen Geschäftsverkehr für unumgänglich. „Die Komplexität grenzüberschreitender Untersuchungen ist sehr hoch, da nationale Gesetze ebenso wie Gepflogenheiten im Geschäftsverkehr beachtet werden müssen“, so der Compliance-Experte. „Hinzu kommt, dass die Menge an Daten in Unternehmen exponentiell ansteigt und eine Vielzahl unterschiedlicher Kanäle bei einer Untersuchung berücksichtigt werden muss.“ Um diese zu sammeln, zu sichten und für eine Untersuchung aufzubereiten, würden sich Unternehmen E-Discovery-Lösungen bedienen, so Schefold. „Diese helfen mittels künstlicher Intelligenz den Projektjuristen dabei, den Fall schnell und kostengünstig zu bearbeiten.“

„E-Discovery-Systeme helfen mittels künstlicher Intelligenz den Projektjuristen dabei, den Fall schnell und kostengünstig zu bearbeiten.“

Dr. Christian Schefold, Compliance-Experte, Dentons

Trends im Überblick:

1. Vorbereitung auf die EU-DSGVO:

Technologie spielt die entscheidende Rolle Die EU-DSGVO beinhaltet strenge Regeln, um das „Recht auf Vergessenwerden“ von Einzelpersonen zu schützen. Unternehmen benötigen also die entsprechenden Hilfsmittel, um personenbezogene Daten zu finden und zu löschen.

2. Jenseits von Regulierung und Gesetzgebung:

E-Discovery dringt in neue Bereiche vor E-Discovery ist in den Bereichen Litigation, Regulierung, Kartellrecht und Fusionskontrolle, Arbeitsrecht und Schiedsverfahren bereits weitverbreitet. Zunehmend wird das Verfahren auch proaktiv von Unternehmen eingesetzt, um Compliance-Verstöße aufzudecken und Bußgeldern vorzubeugen.

3. Mehr als E-Mails:

Neue Beweisquellen im Fokus Unternehmen produzieren mehr Daten als je zuvor. Neben E-Mails spielen auch soziale Medien und GPS-Daten eine immer wichtigere Rolle, um entscheidende Erkenntnisse zu gewinnen. Je größer die Vielfalt an Datenquellen, die E-Discovery-Anbieter zwecks Analyse in eine einzelne Plattform einbinden können, umso größer der Wettbewerbsvorteil.

4. Künstliche Intelligenz:

Wachsendes Interesse an Predictive Coding Eine ganze Reihe von Gerichtsurteilen in den USA, UK und Irland hat zu einem wachsenden Interesse an Predictive Coding und dessen Einführung geführt. Die Technologie lernt vom menschlichen Dokumentenprüfer, kann Dokumente automatisch überprüfen und klassifizieren. Das führt zu einem Zeitgewinn und mehr Kosteneffizienz.

5. Wettbewerbs- und Datenschutzangelegenheiten:

Big Data im Rampenlicht Die Regulierungsbehörden werden sich der wettbewerbs- und datenschutztechnischen Auswirkungen von Big Data immer stärker bewusst. Unternehmen, die tagtäglich mit erheblichen Datenmengen umgehen, können dadurch kartellrechtliche Ermittlungen auslösen. Dies muss bei Compliance-Strategien berücksichtigt werden, zudem braucht es technologische Lösungen zur Unterstützung der Ermittlungen.

Interne Ermittlungen sind mittlerweile Standard

Um Compliance-Verstöße frühzeitig aufzudecken oder rechtzeitig unterbinden zu können, gehören interne Ermittlungen mittlerweile in vielen Unternehmen zum Alltag. Um aus den immensen Datenmengen, die im digitalisierten Geschäftsbetrieb täglich anfallen, bestimmte Inhalte gezielt herauszufiltern und zur Beweisführung zu nutzen, ist E-Discovery-Software unumgänglich. In den Bereichen Litigation, Regulierung, Kartellrecht und Fusionskontrolle, Arbeitsrecht und Schiedsverfahren ist E-Discovery bereits weitverbreitet. Zudem werden derartige Tools von Unternehmen auch immer häufiger proaktiv eingesetzt, um Verstöße gegen die Compliance-Richtlinien aufzudecken und somit teure Gerichtsverfahren und Bußgelder zu vermeiden. Auch im Bereich Due Dilligence können E-Discovery-Lösungen wertvolle Dienste leisten.

„Auch wenn E-Discovery bei uns im Recht nicht vorgesehen ist, kann die Methodologie, also der Ablauf nach dem e-disclosure reference model, dem Standardverfahren zur elektronischen Offenlegung, von der Datensammlung bis zur Produktion von Daten auf andere Formen von Untersuchungen übertragen werden“, erklärt Sauro. Ein Beispiel sind Ermittlungen im Zusammenhang mit Wettbewerbsverstößen. „E-Discovery kann man synonym setzen mit der Verarbeitung großer Datenvolumen im Rahmen von Untersuchungen und nicht zwangsläufig an ein US-Gerichtsverfahren binden“, so Sauro.

Integration von Cloud-Lösungen gewinnt an Bedeutung

Unternehmen produzieren mehr Daten als je zuvor – und diese finden sich überall dort, wo die entsprechenden Speichergeräte verfügbar sind: im Rechenzentrum, auf dem Laptop, Smartphone, Wearable oder in der Cloud. Auch die Kanäle, über die Daten verbreitet werden, nehmen zu. Um sich ein Bild über eine Rechtsangelegenheit zu verschaffen, kommen daher heutzutage immer verschiedenartigere Beweisquellen zum Einsatz. Am häufigsten sind dies zwar immer noch E-Mails und andere strukturierte Daten, doch auch soziale Medien und GPS-Daten werden immer wichtiger, um entscheidende Erkenntnisse zu gewinnen. Die immer größer werdenden Datenmengen und die stark zunehmende Zahl von Kommunikationskanälen lassen Unternehmen und ihren Rechtsvertreter kaum eine andere Wahl, als neue technologiebasierte Abläufe zu implementieren. Nur so können sie den Aufwand begrenzen, der für die Ermittlung und Handhabung von Informationen zur Erfüllung behördlicher Auflagen und gesetzlicher Vorschriften erforderlich ist.

Weil immer mehr Unternehmen ihre Daten in der Cloud speichern und dort auf diese zugreifen, werden Cloud-basierte Lösungen auch im Bereich E-Discovery immer wichtiger. So arbeitet etwa der E-Discovery-Spezialist Recommind mit dem Cloud-Anbieter Box zusammen – die Kooperation ermöglicht Unternehmen, die die Box-Cloud für ihre Daten nutzen, einen kostengünstigen und belastbaren E-Discovery-Prozess in dieser Hinsicht: Sämtliche auf der Cloud-basierten Plattform liegenden Informationen können gesammelt, analysiert und überprüft werden, wenn dies für die Bearbeitung von Rechtsstreitigkeiten oder Ermittlungen notwendig ist. Das ermöglicht die nahtlose Integration dieser Daten etwa bei kartellrechtlichen Untersuchungen, bei Compliance-Checks oder internen Audits – und kann damit überlebenswichtig für Unternehmen sein.

 

E-Discovery 2018: Ein Jahr des Wandels

Die Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO), die am 25. Mai dieses Jahres in Kraft tritt, wirft ihre Schatten voraus: Da größere Datenmengen und eine stark zunehmende Zahl von Kommunikationskanälen zu bewältigen sind, haben Unternehmen und ihre Rechtsvertreter kaum eine andere Wahl, als neue technologiebasierte Abläufe zu implementieren. Nur so können sie den Aufwand begrenzen, der für die Ermittlung und Handhabung von Informationen zur Erfüllung behördlicher Auflagen und gesetzlicher Vorschriften erforderlich ist. Die E-Discovery-Branche baut dabei auf einer beachtlichen internationalen Konsolidierung auf, die in den vergangenen drei Jahren erfolgt ist. Die Anbieter haben zunehmend erkannt, dass Unternehmen zur Einhaltung von Datenschutzgesetzen lokale Rechenzentren und Dokumentenüberprüfungsdienste benötigen und Partnerschaften mit globalen Firmen eingehen müssen, die derartige Möglichkeiten in aller Welt anbieten. Das verdeutlicht nicht zuletzt der Zusammenschluss zwischen Kroll Ontrack und LDiscovery zu einem gemeinsamen Unternehmen, das heute unter dem Namen KrolLDiscovery firmiert.

November, 2018

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22Nov(Nov 22)18:3023(Nov 23)18:10Digital Legal Counsel

26Nov(Nov 26)18:3027(Nov 27)18:10IP Summit 2018



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